Avagy mikor tekinthetünk jogilag és technikailag elektronikusan aláírtnak egy dokumentumot?
Az elektronikus aláírás megjelenése napjainkban
Nincs is kényelmesebb, mint egy szerződést, ajánlatot elektronikus formában elküldeni a címzettnek, hiszen ezen esetben nem kell időt szánni a személyes megjelenésre, nem kell vacakolni a postával és természetesen olcsóbb is. Az egyetlen kritérium az, hogy kétséget kizáróan beazonosítható legyen a kérdéses dokumentum forrása és eredetisége.
Meg kell különböztetnünk az elektronikus aláírásokat a digitális aláírástól. Számos lehetőség áll a rendelkezésünkre ahhoz, hogy egy dokumentumot elektronikusan aláírtnak tekinthessünk technikai és jogi szempontból egyaránt. Viszont műszaki szempontból digitális aláírásnak nevezhetjük azokat az elektronikus aláírási megoldásokat, ahol egyfajta „magánkulccsal” (jelszóval), titkosítással történik az elektronikus dokumentum aláírása.
Elektronikus aláírás lehet egy dokumentumra illesztett fotó az aláírásunkról, egy begépelt aláírás, vagy egy egyéni pin-kód, esetleg egy checkbox kipipálása, viszont a digitális aláírás egy sokkal bonyolultabb, biztonságosabb elektronikus folyamathoz köthető.
A Polgári Törvénykönyv szerint akkor minősül írásba foglaltnak egy elektronikus úton tett nyilatkozat, ha azt olyan formában közölték, ami alkalmas a tartalom változatlan visszaidézésére, illetve a nyilatkozattevő személyének és a nyilatkozattétel időpontjának azonosítására.
A COVID-19 látványosan megnövelte az érdeklődést az elektronikus szerződéskötések és az elektronikus aláírás iránt, és meglepően gyorsan, heteken belül reagáltak a cégek és a magánszemélyek a járványveszély miatt előállt körülményekre és mindez csak felgyorsította a fejlődést, az okiratok digitális alkalmazását és az e-aláírások alkalmazását is.
Cégek esetében az elektronikus aláírás alkalmazásának bevezetése némileg összetettebb. Először is az e-aláírás bevezetésekor el kell készíteni az e-aláírás használatához szükséges belső szabályzatokat és eljárásrendeket, meg kell határozni, hogy elektronikusan aláírt okiratok minősítése melyik követelményi kategóriába esnek, vagyis hogy egyszerű vagy minősített dokumentumról van szó. Ennek alapján megkülönböztetjük az egyszerű elektronikus aláírást és minősített e-aláírást.
Ahol a jogszabály írásbeliséget vagy teljes bizonyító erejű magánokirati formát ír elő, ott az egyszerű elektronikus aláírás nem alkalmazható, ezekben az esetekben csak fokozott biztonságú vagy minősített e-aláírást lehet használni. Gondoskodni kell az elektronikusan aláírt dokumentumok jogszabályoknak megfelelő archiválásáról is. Természetesen az e-aláírás, elektronikus szerződéskötés adatvédelmi kérdéseket is felvet, így az adatkezelési tájékoztatók harmonizálása is szükséges lehet.
Amennyiben egy cég be szeretné vezetni a digitális szerződéskötést, először forduljon szakértőkhöz, akik az ide vonatkozó jogszabályok ismeretében meg tudják tenni a szükséges lépéseket és kellő információval látják el a céget a megfelelő programok használatával kapcsolatban.
Magánszemélyként is gyakran találkozhattunk az elektronikusan hitelesített okiratokkal. Az új típusú személyigazolványunk segítségével magunk is hitelesíthetünk iratokat, bizonyítva ezzel, hogy az adott okiraton szereplő aláírás minden kétséget kizáróan az illetékes személytől származik.
Fontos megemlíteni, hogy amennyiben egy magánszemélynek nincs új típusú személyi igazolványa és az ahhoz szükséges terminálja (kártyaolvasója), abban az esetben is hitelesítheti a szükséges dokumentumot a minősített elektronikus aláírás tanúsítvány alkalmazásával.
A tanúsítvány kiállítása esetében az elektronikus aláírás szolgáltatás keretében a szolgáltató egy ún. tanúsítványt bocsát ki az ügyfél számára. A tanúsítvány egy elektronikus igazolás, mely hitelesen igazolja, hogy a abban szereplő aláírás-ellenőrző adat az megnevezett személyhez kapcsolódik. A tanúsítvány igazolja tehát az aláíró személyazonosságát, továbbá, hogy a benne szereplő aláírás hitelességét is.
Az elektronikus aláírás tanúsítványt kibocsátó szolgáltatót hitelesítés-szolgáltatónak is nevezik. Ez a szolgáltató a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.
A Magyar közigazgatási eljárásokban is előszeretettel alkalmazhatóak az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok.
Kiváló lehetőséget szolgál erre a NISZ honlapján szereplő – Azonosításra Visszavezetett Dokumentum hitelesítési (AVDH) – program ami minden olyan felhasználó részére gyors bekapcsolódási lehetőséget biztosít az elektronikus ügyintézésbe, aki nem rendelkezik elektronikus aláírással, de az eljárás – vagy a körülmény – megköveteli az elektronikusan aláírt dokumentumot. Ennek segítségével, a csak elektronikus azonosítással rendelkező ügyfél is teljes körűen részt tud venni az elektronikus ügyintézésben ezen szolgáltatás igénybevételével.
Az elektronikus dokumentum hitelesítésnek számos lehetősége ismert hazánkban és nemzetközi viszonylatban is. Az Európai Unió ezen területen is a jogegységesítésre, harmonizálásra és generális szabályok megalkotására törekszik.
Akár magánszemélyként, akár cég esetében szükségessé válik az e-dokumenok alkalmazása úgy annak alkalmazása előtt érdemes kellően utána járni vagy esetleg szakember felkeresni.
Téma szakértő és a cikket írta:
dr. Klimek György Dávid
jogi előadó
